كما هو موضح بالتفصيل في دليل الأمان الشامل إصدار Tactical Tech، فمن الضروري إنشاء مساحات آمنة للتحدث حول الجوانب المختلفة للأمان. وبهذه الطريقة، إذا ساور الموظفون والأعضاء المخاوف بشأن الأمن، فإنهم سيكونون أقل توترًا بشأن إبداء القلق الشديد أو إهدار وقت الآخرين. كما إن تحديد موعد لإجراء محادثات منتظمة حول الأمان من شأنه أن يجعل وتيرة التفاعل والتفكير في الأمور المتعلقة بالأمان أمرًا طبيعيًا، بحيث لا يمكن نسيان المشكلات، ولا يكون الموظفون في فرق العمل أكثر عرضة للشعور بالوعي السلبي للأمان لعملهم الجاري على الأقل. ولا يلزم أن يكون الموعد كل أسبوع، ولكن اجعله تذكيرًا دوريًا. يجب ألا تترك هذه المناقشات مساحة لموضوعات الأمن التقني فقط، بل يجب أيضًا أن تتجنب المشكلات التي تؤثر على راحة الموظفين وسلامتهم مثل المضايقات أثناء الاتصال (وعدم الاتصال) بالإنترنت أو المشكلات المتعلقة باستخدام وتنفيذ الأدوات الرقمية داخل المكاتب البرلمانية. يمكن أن تتضمن المحادثات كذلك موضوعات مثل عادات مشاركة المعلومات دون الاتصال بالإنترنت والطرق التي يتبناها الموظفون لتأمين أو عدم تأمين المعلومات خارج البرلمان. على كل حال، من المهم أن نتذكر أن قوة أمن البرلمان تكون في قوة أضعف رابط لديه.

تتمثل إحدى طرق تحقيق المشاركة المتسقة في إضافة الأمن إلى جدول أعمال اجتماع عادي. ويمكنك أيضًا تناوب المسؤولية لتنظيم وتسهيل المناقشة حول الأمان بين مختلف الموظفين، مما يمكن أن يساعد في تطوير فكرة أن الأمن مسؤولية الجميع وليس فقط مسؤولية قلة مختارة أو "فريق تكنولوجيا المعلومات". وعندما تبدأ في إضفاء الطابع الرسمي على المناقشة حول الأمن، من المرجح أن يشعر الموظفون براحة أكبر عند مناقشة هذه القضايا المهمة فيما بينهم أيضًا في أماكن أقل رسمية.

ومن المهم أيضًا دمج عناصر الأمان في الأداء الطبيعي للبرلمان، مثل أثناء الإعداد لانضمام الأعضاء والموظفين للعمل، والنظر في منع الوصول بعد ترك العمل. ولا ينبغي أن يكون الأمان "شيئًا إضافيًا" تقلق بشأنه، ولكن يجب أن يكون جزءًا لا يتحزأ من إستراتيجيتك وعملياتك.

تذكر أنه يجب اعتبار كل خطط الأمان وثائق قابلة للتعديل، ويجب إعادة تقييمها ومناقشتها بانتظام، خاصة عندما ينضم موظفين جدد أو متطوعين إلى منظمتك أو عند تغيير سياق الأمن لديك.

تذكر أنه يجب اعتبار كل خطط الأمن وثائق قابلة للتعديل، ويجب إعادة تقييمها ومناقشتها بانتظام، خاصة عندما ينضم موظفين جدد أو متطوعين إلى منظمتك أو عند تغيير سياق الأمن لديك.