ماذا نفعل بكل هذه الأوراق؟

من المحتمل أن يكون لدى منظمتك الكثير من المعلومات التي تتم طباعتها على الورق أو مكتوبة في دفاتر الملاحظات أو مكتوبة على أوراق الملاحظات اللاصقة. قد يكون بعضًا من هذه الأوراق حساسًا جدًا: مطبوعات خاصة بالميزانيات وقوائم المشاركين والرسائل الحساسة من المتبرعين وملاحظات من اجتماعات خاصة. من الضروري أيضًا التفكير في أمان هذه المعلومات. وإذا كنت بحاجة ماسة إلى الاحتفاظ بنسخ ورقية من المعلومات الحساسة، فتأكد من تخزينها بأمن في خزانة مقفلة أو مكان آمن آخر. لا تحتفظ بأي معلومات خاصة أو حساسة (بما في ذلك كلمات المرور) على المكتب أو تكتبه على لوحة بيضاء. إذا كنت تعتقد أن منظمتك معرضة لخطر اقتحام أو مداهمة كبير، فاحتفظ بالمعلومات الحساسة للغاية في موقع أقل استهدافًا.

حاول قدر الإمكان التخلص من المعلومات الورقية غير الضرورية. تذكر: لا يمكن سرقة ما ليس بحوزتك. ضع سياسة تنظيمية تتعلق بملكية الملاحظات الورقية، وتأكد من جمع أية ملاحظات ورقية من الموظفين إذا قرروا المغادرة أو ترك المنظمة، تمامًا مثلما تجمع كمبيوتر أو هاتف صادر عن المنظمة. للتخلص من المستندات الحساسة، اشتري آلة تمزيق ذات جودة. يمكن أن يكون نشاط نهاية الأسبوع الممتع هو أخذ استراحة مدتها 15 دقيقة مع موظفيك لتمزيق أية بقايا أو مطبوعات أو ملاحظات حساسة من الأسبوع السابق.

سياسة المكتب البرلماني

على الرغم من تغيير العديد من حقائق "المكتب" بشكل كبير منذ بداية جائحة COVID-19، فإنه لا يزال من المهم لمنظمتك وضع سياسة واضحة تتعلق بالوصول إلى أماكن العمل. ويجب أن تتناول هذه السياسة الأسئلة الرئيسية بما في ذلك من يُسمح له بدخول المكتب (ومتى)، ومن يمكنه الوصول إلى موارد المكتب (مثل شبكة WiFi)، وما الذي يجب فعله بشأن الضيوف.

إنه سؤال بسيط ولكنه مهم ويجب الرد عليه، من الذي يحصل على مفاتيح المكتب. يجب أن يكون لدى الموظفين الموثوق بهم فقط مفاتيح، ويجب تغيير الأقفال عند مغادرة الموظفين و/أو على أساس شبه منتظم. وخلال اليوم، يجب أن تكون أي أبواب غير مُغلقة في مرمى بصر شخص ما موثوق به داخل المنظمة باستمرار. كذلك، ضع في اعتبارك ما إذا كان للمنظمة علاقة موثوقة مع المالك أو مسؤولي النظافة. فكر في المعلومات أو الأجهزة التي قد يتمكن هؤلاء الأشخاص من الوصول إليها وتأكد من أنها محمية، وبخاصة إذا لم تكن تلك العلاقة موثوقة. أيًا كان من له حق الدخول، يجب دائمًا تعيين شخص ما موثوق لإغلاق المكتب والتأكد من أنه يتم تأمين الأجهزة بشكل صحيح قبل المغادرة في نهاية اليوم.

هل يُسمح بتواجد الضيوف داخل المكتب؟ إذا كان الأمر كذلك، فتأكد من أنهم لا يستطيعون الوصول (أو على الأقل وصول غير مراقب) إلى الأجهزة أو البيانات المطبوعة الحساسة. وإذا كان مطلوبًا أو من المتوقع أن يكون لدى الضيوف إمكانية الوصول إلى الإنترنت عند زيارتهم، فيجب عليك إنشاء شبكة "الضيف" حتى لا يكون لدى هؤلاء الضيوف القدرة على مراقبة حركة المرور العادية الخاصة بك. بشكل عام، يجب أن يتمكن الموظفون الموثوق بهم من الوصول إلى الشبكة وأجهزة الشبكة مثل الطابعات. عادةً يكون من الجيد أيضًا طلب تسجيل الضيف حتى يكون لديك سجل عمن قاموا بالزيارة.

أثناء قيامك بوضع سياسة للمكتب، يجب أن يكون الهدف هو السماح للأشخاص الموثوق بهم الوصول إلى الأجهزة الحساسة والمستندات والأماكن والأنظمة.

دعم الموظفين والمتطوعين

يمكن أن تؤثر تهديدات الأمان المادي لمنظمتك على الموظفين أيضًا. وعلى نحو مشابه للمضايقات على وسائل التواصل الاجتماعي، غالبًا ما تؤثر هذه التهديدات الأمنية الفعلية بشكل غير متناسب على النساء والمجتمعات المهمشة. إن الأمر لا يتعلق فقط بالنوافذ المكسورة وأجهزة الكمبيوتر المحمولة المسروقة. بل يمكن أن يكون للترهيب والتهديدات أو حالات العنف الجسدي أو الجنسي والعنف المنزلي والخوف من الهجوم تأثير سلبي خطير على حياة الموظفين. بالنسبة للمنظمات التي تعمل مع أو تدعم النساء الناشطات سياسيًا على وجه الخصوص، تعد أداة تخطيط السلامة #Think10 من المعهد الديموقراطي الوطني (NDI) موردًا مفيدًا لتزويد هؤلاء اللاتي قد يتعرضن لمخاطر شخصية متزايدة نتيجة لمشاركتهن في البرلمان والسياسة بشكل عام.

من الواضح أن رفاهية الموظفين هي أحد الأصول المهمة بالنسبة إليهم كأفراد، ولكنها تُعد كذلك عنصرًا حاسمًا في منظمة صحية وتعمل بشكل جيد. ومن أجل تحقيق ذلك الهدف، ضع في اعتبارك الموارد الإضافية التي يمكنك تقديمها للموظفين لحمايتهم ومساعدتهم على التعافي في حالة الهجوم المادي أو الرقمي. كما ذكرنا سابقًا في الكُتيب، فإن هذا يعني على الأقل وضع قائمة بالموارد التي يمكنك توصيل الموظفين بها للحصول على مساعدة قانونية وطبية والصحة النفسية والتقنية إذا لزم الأمر. ونود التأكيد مرة أخرى على أن الدليل الميداني للحماية من الإساءة والمضايقات الإلكترونية الذي أعدّه PEN America يتضمن أفكارًا حول كيفية دعم المنظمات للموظفين أثناء الأزمات وبعدها.

الأمان أثناء السفر

غالبًا ما يزيد السفر، سواء السفر إلى دولة أخرى أو بلدة على الطريق، من مخاطر أمن المعلومات المادية. ولذا من الآمن بشكل عام افتراض أنك لا تتمتع أنت أو أجهزتك بحقوق الخصوصية عند عبور الحدود. وبالتالي، من الجيد تضمين سياسة السفر البرلمانية في خطتك الأمنية التي تتضمن تذكيرات حول طريقة أفضل الممارسات الأمنية الرئيسية.

يجب أن تتضمن سياسة السفر الخاصة ببرلمانك الكثير من المعلومات التي يتم تناولها في أقسام أخرى من الكُتيب، بما في ذلك استخدام الإنترنت بأمان والحفاظ على الأجهزة ومصادر المعلومات الأخرى آمنة ماديًا معك في جميع الأوقات عند السفر. إذا كان ذلك ممكنًا، اترك معلوماتك الحساسة واستخدم جهاز كمبيوتر جديد لا يحتوي على أي معلومات على الإطلاق وقم بالوصول إلى الملفات التي تحتاجها بالفعل سحابيًا، ثم امسحها عند العودة من السفر مرة أخرى.

بالإضافة إلى الاستعداد للسفر وتقليل حجم البيانات التي يتم مشاركتها عند السفر، هناك بعض النصائح التشغيلية الأساسية التي يجب عليك التفكير فيها وتضمينها في سياسة السفر البرلمانية الخاصة بك.

فكر في استخدام أجهزة كمبيوتر محمول أو هواتف خاصة بالسفر لا تحتوي على بيانات حساسة أو بها قدر قليل منها. في حالة إنجاز أعمال البرلمان سحابيًا، فإن Chromebook يمكن أن يكون خيارًا جيدًا غير مكلف نسبيًا لمثل هذا الجهاز. وقم بإعادة تعيين إعدادات المصنع، أو "امسح" هذه الأجهزة عند إعادتها قبل الاتصال بشبكات Wi-Fi الشائعة في المنزل أو في المكتب.

قم بتزويد الموظفين بمعلومات الاتصال وخطة العمل لما يجب عليهم فعله إذا حدث خطأ ما في رحلتهم. وهذا يتضمن المعلومات المتعلقة بالمستشفيات المحلية أو العيادات أو الصيدليات في حالة كانوا بحاجة إلى مساعدة طبية أثناء السفر.

يجب على الموظفين أيضًا المحافظة على جميع الأجهزة على مسؤوليتهم الشخصية أثناء السفر. على سبيل المثال، ضع الكمبيوتر المحمول عند قدميك (ليس في المقصورة العلوية أو في الأمتعة المسجلة) عندما تكون على حافلة أو قطار أو طائرة. لا تفترض أن غرفة الفندق، أو حتى خزنة فندق، "مكان آمن" للاحتفاظ بالأجهزة والأشياء المهمة. ولا تثق في منافذ شحن USB العامة. وفي الوقت الذي أصبحت فيه منافذ شحن USB في المطارات والمحطات والمركبات شيئًا مألوفًا بشكل متزايد وطريقة مريحة جدًا لشحن الأجهزة، فإنها، مع ذلك، يمكن أن تكون وسيلة سهلة للإصابة بالبرامج الضارة. لذلك، تأكد من شحن الأجهزة إما بالطريقة التلقيدية من خلال قابس في الجدار أو قم بشراء أجهزة حظر بيانات USB للسماح للموظفين المسافرين بشحن أجهزتهم عبر USB.